Impossible de faire la politique de l’autruche : les entreprises sont pour beaucoup responsables de ce qui se passe au niveau écologique et climatique. Celles qui en ont conscience et veulent limiter leur impact peuvent viser une réduction de l’utilisation du support papier. Mais comment faire, concrètement ?
Viser le zéro papier : par où commencer ?
Vouloir réduire sa consommation de papier est déjà un geste important pour l’écologie, surtout quand on est une grande structure.
Il est important, avant de commencer de faire un bilan de sa consommation et de la corréler à ce que cela coûte à l’entreprise tous les ans. Cela peut être un moteur supplémentaire pour mettre les actions en place. Un particulier à lui seul utilise chaque année 167 kilos de papier. En est-il conscient et quand on ramène cela au fonctionnement d’une entreprise, quels chiffres peuvent être avancés ?
Combien de ramettes de papier sont achetées par an et combien de consommables pour la ou les imprimantes ? Combien coûte le contrat de maintenance pour les machines qui consomment de l’électricité et tombent souvent en panne ? Des études prouvent que l’on peut uniquement pour ces postes dépenser jusqu’à 25 000 euros par an.
Ne plus imprimer est donc le premier geste à accomplir. Quand cela est obligatoire, même si l’on vise le zéro papier, d’autres automatismes sont à adopter comme celui de choisir différemment ses fournisseurs de papier (papier recyclé).
Il est évident que pour arriver à moins utiliser le papier, le digital prend toute son importance. Mais comment mettre en place une politique de conservation des documents cohérente, afin de pouvoir retrouver chaque information en quelques secondes et comment faire pour digitaliser toutes les archives papier ?
Savoir se faire aider pour passer à la digitalisation de ses pratiques pros
Même avec toute la bonne volonté du monde, il peut être très compliqué, après avoir limité ses impressions, d’aller au-delà.
Procéder à l’archivage électronique de ses documents demande du temps, suppose d’avoir défini une politique de classement et d’archivage, et pour retrouver des documents plus anciens, il faut numériser tous les documents papiers qui se trouvent dans la salle d’archives.
Un travail d’autant plus colossal que, souvent, ils n’ont jamais été triés et que beaucoup pourraient être supprimés. Le faire sans connaissance dans ce domaine peut amener à faire des erreurs dramatiques, quand on sait que les documents ont une valeur probatoire en cas de litige et que leur durée de conservation varie selon leur nature.
L’externalisation de toutes ces tâches ingrates peut heureusement se faire à des sociétés spécialisées qui se chargent de mettre bon ordre dans tout cela, pour que l’entreprise tende vers le 100% numérique dans les meilleures conditions.
Tri, suppression des archives périmées, classement, numérisation pour que le contenu soit lisible, quel que soit le support (papier grand format, calques…), elles ont réponse à tout, y compris en termes de place. Conserver les documents papier peut sembler inutile, mais il est important de le faire. Pourquoi ne pas leur confier ? Elles possèdent des endroits pour cela, avec de parfaites conditions de conservation.