De nombreux papiers administratifs dont les fiches de paye encombrent parfois votre intérieur et vous êtes tenté d’en jeter quelques-uns lorsque vous faites le ménage alors que certains d’entre eux peuvent encore servir. À travers les lignes ci-après, découvrez combien de temps il faut garder vos bulletins de salaire.
Pourquoi conserver les fiches de paye ?
En général, il est conseillé de garder ses papiers importants jusqu’à la retraite, notamment toutes les fiches de paye. Elles sont à conserver durant votre vie active, car elles vous serviront pour vos demandes de crédit, pour vos documents de location immobilière, pour vos déclarations d’impôts et pour votre demande de droits au chômage. Elles sont également requises en cas d’erreur sur des relevés de salaire. Il convient de bien garder l’ensemble de vos bulletins de salaire, même pour des contrats de stage ou d’emplois de courte durée. Ces documents seront utiles lorsque vient le moment du calcul de la retraite. En effet, ils serviront à déterminer et à calculer le droit du futur retraité. Lorsque vous aurez reçu les notifications de retraite et les titres de pension et s’il n’y a plus de révision en cours, les organismes de retraite ne demanderont plus à les vérifier. Vous pourrez vous en séparer, mais il est toujours conseillé de les garder dans un coin de votre maison. À noter que les bulletins de paye en version papier et électronique ont la même valeur. Comment bien garder les fiches de paye ?
Mettez toutes vos fiches de paye au même endroit et classez-les par ordre chronologique. Pour les documents physiques, veillez à les insérer dans des classeurs ou des pochettes. De cette façon, vous pourrez les présenter plus facilement en cas de demande de justificatifs de vos revenus. En général, les institutions ne demandent que les trois, six ou douze derniers bulletins de salaire. Mettez-les à l’abri de l’humidité, des inondations, des incendies ou encore des vols en les scannant et en gardant des copies numériques dans votre ordinateur. Si vous détenez des documents originaux en format numérique, vous pouvez les sauvegarder sur plusieurs supports en les classant par année ou selon vos employeurs si vous en avez eu plusieurs. Le recours à un coffre-fort numérique vous évitera les risques physiques, les risques numériques comme la fuite de données personnelles et le piratage. Préférez les documents numériques aux documents physiques. En effet, la dématérialisation des documents administratifs a été encouragée par la loi du 13 mars 2000. Ce procédé permet un gain de place et un gain de temps considérable, une réduction des déchets, une organisation optimale, une meilleure traçabilité ainsi qu’une protection renforcée des données personnelles.
Vos données sensibles sont bien protégées
Gardez seulement les documents administratifs en cours de validité. Lorsque vient le temps de vous débarrasser d’eux, quand leurs dates de conservation sont dépassées, vous pouvez les détruire, mais avec précautions. En effet, ces documents comportent des renseignements personnels qui peuvent être exploités par des personnes peu scrupuleuses. Ainsi, pour ne pas être victime de fraude ou d’usurpation d’identité, ne déposez jamais vos documents administratifs hors d’usage dans votre poubelle. Ils doivent être complètement détruits. Si vous avez un poêle à bois ou une cheminée, brûler vos papiers administratifs là-dedans pour les réduire en cendres. Utiliser également un compacteur de papiers qui vous permettra de les transformer en petites bûches pouvant être utilisées dans votre cheminée. Ainsi, vous pourrez économiser en bois, car ces bûchettes se conservent entre 6 et 12 mois. L’autre option consiste à utiliser un broyeur-destructeur de papier pour particulier. Cet appareil, manuel ou automatique, s’il est performant, réduira vos documents en lamelles de papier ou en confettis. Dispersez les chutes de papier dans différentes poubelles pour que personne ne les reconstitue.