Le voyage organisé par le CSE consiste en un séjour en groupe ayant pour but de renforcer la cohésion d’équipe au sein de l’entreprise, un peu à la manière du team building. Activité très populaire auprès des entreprises au cours de ces dernières années, le voyage d’entreprise offre la possibilité pour les collaborateurs de se motiver, de se rapprocher et de se récompenser de leur dur labeur au sein de l’entreprise. Que ce soit en France ou à l’étranger, l’organisation d’un tel projet doit respecter quelques règles importantes. Voici un guide pour connaître les démarches de l’organisation d’un voyage par le CSE.
Les points importants pour l’organisation
Avant d’entamer l’organisation du projet de voyage d’entreprise, quelques préparations au préalable doivent être respectées. En premier lieu, il faut déterminer les impératifs et les contraintes des voyageurs, à savoir : le budget, le nombre de participants, la date du séjour (date de départ et date de retour), les indispensables pour le séjour (bagages, sacs, appareil photo, téléphone…), la liste des projets à faire sur le lieu de destination (rendez-vous professionnel, séminaires…) et les documents officiels (carte d’identité, passeport…).
Le comité social et économique (CSE) de l’entreprise se rapproche d’un prestataire de tourisme et s’assure de son sérieux
Le comité social et économique (CSE) ne peut pas organiser le voyage seul, à moins d’être titulaire d’un agrément de tourisme. S’il souhaite organiser le projet de voyager seul, il doit également faire preuve d’une assurance Responsabilité Civile et d’une certaine garantie financière. Par conséquent, le CSE n’a guère le choix que de se tourner vers un prestataire de services, généralement une agence de voyages ou un tour opérateur. Ce dernier pourra fournir des propositions de séjours pour les CSE et se charger de mettre en place le projet.
Le comité social et économique (CSE) est dans son droit, lorsqu’il s’agit de recourir à l’assistance d’un prestataire de services, de lui demander un extrait K-bis, une copie de l’arrêté préfectoral délivrant la licence avec son numéro, le montant de la garantie financière. Le CSE peut s’assurer du sérieux du prestataire en vérifiant l’immatriculation de ce dernier au registre des opérateurs de voyageurs et de séjours. Cette immatriculation peut rassurer le CSE quant à la garantie des fonds déposés du professionnel des voyages, en cas de faillite entre le jour du paiement de la prestation et le jour de départ prévu. Le CSE pourra donc être remboursé de ses frais. Il pourra aussi être rassuré de la souscription du prestataire à une responsabilité civile professionnelle.
Le CSE est responsable des informations transmises aux salariés concernant le séjour
Bien que le prestataire de services soit chargé de fournir au CSE un certain nombre d’informations et un contrat de voyage complet engageant sa responsabilité, c’est au CSE qu’incombe la tâche de transmettre aux collaborateurs tous les renseignements sur le projet de voyage et son déroulement. Cela correspond aux différentes formalités administratives nécessaires pour le passage des frontières.
Mettre en place les derniers points concernant le séjour
Le CSE devra mettre en place le type de transport des collaborateurs une fois arrivés sur le lieu de destination. Cela peut être une navette ou un monospace, en fonction du nombre de collaborateurs et de leurs besoins.
Sans oublier de penser au type d’hébergement. Pour cela, le CSE a l’embarras du choix entre les hôtels, les maisons d’hôtes, la location de maison …
Avant de valider ses choix, le CSE devra connaître ses collaborateurs et se fier à leurs besoins individuels. Il doit faire en sorte que chaque membre du groupe se sente parfaitement à l’aise tout au long du séjour, afin qu’il puisse tirer le maximum de bons moments.